W 1997 roku wprowadzona została w Polsce Ustawa o ochronie danych osobowych. Ustawa ta nałożyła na niektóre firmy obowiązek zgłaszania zbiorów danych osobowych do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, czyli krótko mówiąc narzucona im została rejestracja GIODO. Obowiązek takiej rejestracji dotyczy wszystkich przedsiębiorców, którzy przechowują i przetwarzają dane osobowe. Ustawa przewiduje kilka wyjątków od tej reguły. Określa to art. 43 ust 1 Ustawy o ochronie danych osobowych i zanim dokonamy zgłoszenia, warto się z nimi zapoznać.

Pamiętać trzeba, że przetwarzanie danych osobowych może rozpocząć się dopiero po zgłoszeniu zbioru danych do GIODO. Inaczej wygląda rzecz w momencie, gdy firma przetwarza dane wrażliwe. W takiej sytuacji nie wystarczy samo zgłoszenie. Przedsiębiorca musi zaczekać na rejestrację takiego zbioru, co trwa nawet kilka tygodni.

Wielu firmom rejestracja GIODO zajmuje mnóstwo czasu. Sam wniosek dostępny jest na stronie www GIODO. Jednak zanim taki wniosek zostanie złożony, trzeba przeprowadzić szereg czynności, które mogą wcale nie być proste, np. dopełnić obowiązku informacyjnego, zadbać o odpowiednie zabezpieczenie przetwarzanych danych.

Rejestracja w GIODO, jak było wspomniane, wymaga wypełnienia odpowiedniego wniosku. Wniosek ten składa się 6 części i dostępny jest w formie elektronicznej pod adresem http://egiodo.giodo.gov.pl . Wypełniony wniosek należy przesłać drogą elektroniczną, jeśli przedsiębiorca posiada podpis elektroniczny lub w formie papierowej, tradycyjną pocztą. Można go również złożyć osobiście w biurze GIODO.